会社や学校から診断書の提出を求められたけれど、実際には用意できない。そんな状況に困ったことはありませんか？
診断書を出せない理由は人それぞれです。病院が休診日だったり、症状が軽くて医師から発行を断られたり、費用面で受診を控えざるを得なかったりと、さまざまな事情があります。ここでは診断書を出せない時の自然な伝え方や具体的な例文、そして代わりに使える書類について紹介します。焦らず対応できる方法を一緒に見ていきましょう。
診断書を出せないよくある理由とは？
診断書が用意できない背景には、意外と共通した理由があるものです。自分だけが特別な状況ではないと知るだけでも、少し気持ちが楽になるかもしれません。
ここでは診断書を出せない代表的な4つの理由を見ていきます。どれか一つでも当てはまる場合は、その理由を正直に伝えることが解決の第一歩になります。
1. 病院の休診日や診療時間外で受診できなかった
体調を崩したタイミングが週末や祝日だと、多くの病院は休診です。特に個人クリニックは土日が休みのところも多く、急に体調が悪くなっても受診できないケースがあります。
また平日でも診療時間が限られているため、仕事や学校の都合で受診のタイミングを逃してしまうこともあるでしょう。夜間に症状が出た場合、救急外来は利用できても、そこでは診断書の発行に対応していないことがほとんどです。
さらに体調が回復してから改めて受診しようとしても、すでに症状が治まっているため医師が診断書を書けないと判断するケースも少なくありません。タイミングのずれが診断書取得を難しくしている状況は、想像以上に多いのです。
2. 症状が軽く診断書を発行してもらえなかった
実際に病院へ行ったものの、医師から「この程度の症状では診断書は書けません」と言われることがあります。診断書は医師の医学的判断に基づいて作成される公的な文書なので、客観的に見て軽症だと判断されれば発行されないのです。
例えば軽い風邪症状や頭痛程度では、医師が「就労や就学に支障がない」と判断すれば診断書は出してもらえません。本人がつらいと感じていても、医学的な基準に達していなければ発行は難しいということですね。
また初診の場合、医師が患者の状態を十分に把握できていないと判断して、診断書の発行を見送ることもあります。継続的な通院の必要性が認められない限り、診断書の作成には慎重になるのが医師の立場なのかもしれません。
3. 診察費用の負担が大きく受診を控えた
診断書の発行には別途費用がかかります。一般的に3,000円から5,000円程度、医療機関によっては10,000円近くかかることもあるのです。これに加えて診察料や薬代も必要になるため、経済的な負担は決して小さくありません。
特に学生やアルバイトの方にとって、この出費は大きな痛手です。給料日前や急な出費が重なった時期だと、診断書のために数千円を用意するのが難しいこともあるでしょう。
また診断書は保険適用外の自由診療扱いになるため、全額自己負担です。体調が悪い上に金銭的な不安まで抱えるのは、本当につらい状況ですよね。受診を控えてしまう気持ちも理解できます。
4. 症状が回復して後日受診の必要がなくなった
体調が悪かった当日は病院に行けず、翌日以降に症状が改善してしまうパターンもよくあります。この場合、わざわざ受診する必要性を感じなくなってしまいますよね。
けれど会社や学校から診断書の提出を求められると、後から困ることになります。既に回復した状態で病院に行っても、医師は現在の健康状態しか診察できないため、過去の症状について診断書を書くのは難しいのです。
特に1週間以上経過してから受診しても、医師は「今は問題ない」という所見しか書けません。体調不良だった当時の状態を証明する診断書の発行は、医学的に根拠が薄いため断られる可能性が高くなります。
診断書を出せない時の言い訳例文集
診断書が用意できない時、どう伝えれば相手に理解してもらえるのでしょうか。ここでは状況別の具体的な例文を紹介します。そのまま使える表現ばかりなので、自分の状況に合わせてアレンジしてみてください。
大切なのは嘘をつくことではなく、正直に事情を説明することです。誠実な態度で伝えれば、多くの場合は理解してもらえるものです。
1. 会社に伝える時の例文（メール・電話）
会社への連絡は、まず上司や人事担当者に早めに状況を伝えることが重要です。メールの場合は以下のような文面が使えます。
「お疲れ様です。先日の欠勤について、診断書の提出が難しい状況をご報告させていただきます。体調不良で休ませていただいた日が日曜日だったため、かかりつけの病院が休診で受診できませんでした。翌日には症状が落ち着いたため、そのまま出勤いたしました。診断書の代わりに、可能であれば自己申告書での対応をお願いできないでしょうか。ご不便をおかけして申し訳ございません。」
電話で伝える場合は、もう少し簡潔に「体調不良で休んだ日が病院の休診日と重なってしまい、診断書の取得が難しい状況です。何か代わりになる書類で対応させていただけないでしょうか」という形で相談してみるのが良いでしょう。
費用面が理由の場合は「診断書の発行費用が現在の経済状況では負担が大きく、取得が難しい状況です。通院の事実を証明できる領収書などでご対応いただけないでしょうか」と正直に伝える方法もあります。ただし会社によっては費用を負担してくれる制度がある場合もあるので、まずは確認してみることをおすすめします。
2. 学校に伝える時の例文
学校への連絡は、担任の先生や保健室の先生に相談するのが一般的です。学生の場合は親を通じて連絡することも多いでしょう。
「先日の欠席について、診断書の提出が難しい状況です。体調を崩したのが土曜日で、近くの病院がすべて休診でした。日曜日には熱も下がり、月曜日は通常通り登校できました。診断書の代わりに保護者からの欠席届で対応していただくことは可能でしょうか。」
大学の場合は少し改まった表現も使えます。「体調不良により欠席いたしましたが、受診したタイミングでは既に症状が改善しており、医師から診断書の発行は難しいと言われました。欠席届と経緯説明書を提出いたしますので、ご配慮いただけますと幸いです。」
学校の場合、会社ほど厳格に診断書を求められないケースも多いものです。正直に状況を説明すれば、代替の方法を提案してくれることがほとんどでしょう。
3. アルバイト先に伝える時の例文
アルバイト先への連絡は、店長や責任者に直接伝えるのが基本です。アルバイトの場合は比較的柔軟に対応してもらえることも多いですが、だからこそ丁寧に説明したいものです。
「先日は急な欠勤で申し訳ございませんでした。診断書についてご相談があります。体調を崩した日が病院の休診日で受診できず、翌日には回復したため、診断書の取得が難しい状況です。薬局で購入した薬のレシートなど、何か代わりになるものをお持ちすることは可能でしょうか。」
シフト制の職場では「急な体調不良でご迷惑をおかけしました。診断書の発行には数千円の費用がかかるため、現在の経済状況では取得が難しいです。次回から体調管理により一層気をつけますので、今回は診断書なしでご対応いただけないでしょうか。」という表現も使えます。
アルバイト先は柔軟な対応をしてくれる場合が多いですが、だからといって軽く考えずに、誠実に状況を説明することが大切ですね。
4. 保険会社に伝える時の例文
保険金の請求時に診断書が必要なケースでは、保険会社への連絡が必要です。保険会社は診断書の代替書類を認めている場合も多いので、まずは確認してみましょう。
「保険金請求に関してご相談があります。診断書の発行費用が高額なため、取得が難しい状況です。他の書類での代用は可能でしょうか。診療明細書や領収書のコピーは手元にございます。」
多くの保険会社では、入院日数が短い場合や請求内容によっては、診断書の代わりに領収書や診療明細書で対応してくれることがあります。「入院日数が3日間と短期でしたので、診断書ではなく領収書と入院申告書での請求は可能でしょうか。」という聞き方も効果的です。
保険会社によって対応が異なるため、まずは担当者に相談してみることをおすすめします。思っていたよりも柔軟に対応してくれるかもしれません。
言い訳を自然に伝えるためのポイント
診断書を出せない事情をどう伝えるかで、相手の反応は大きく変わります。ここでは理解してもらいやすくなる伝え方のコツを紹介します。
小手先のテクニックではなく、誠実さが一番大切です。その上で押さえておきたいポイントを見ていきましょう。
1. 正直に状況を説明する
診断書が出せない理由を隠したり、曖昧にしたりすると、かえって不信感を持たれてしまいます。正直に「病院が休診日でした」「費用の負担が難しいです」と伝える方が、相手も対応策を考えやすくなります。
嘘をついて後からバレると、信頼関係が大きく損なわれてしまいます。一時的に乗り切れたとしても、長期的には大きなマイナスになるでしょう。正直に話すことで「この人は誠実だ」という印象を持ってもらえることの方が、はるかに価値があります。
また正直に伝えることで、相手から「それなら代わりの方法で対応できますよ」という提案をもらえることもあります。困っている状況を素直に打ち明けることが、解決への近道になるのです。
2. 具体的な症状や経緯を伝える
「体調が悪かった」だけでは説得力に欠けます。「土曜日の夜から38度の熱が出て、日曜日は病院が休診だったため自宅で休養しました。月曜日の朝には37度まで下がったので出勤しました」というように、時系列と具体的な症状を伝えると信憑性が増します。
具体的に伝えることで、相手も状況をイメージしやすくなります。「確かにそれなら病院に行けなかったね」と納得してもらいやすくなるのです。
ただし症状を大げさに盛ったり、ないことを付け加えたりするのは避けましょう。事実をそのまま、できるだけ詳しく伝えることが大切です。
3. 理解を求める丁寧な言葉遣いを心がける
診断書が出せないことで相手に手間をかけてしまうのは事実です。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」「何か代わりの方法で対応させていただけないでしょうか」という丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
上から目線や開き直った態度は絶対に避けるべきです。困っているのは自分なので、相手の協力を得るためには謙虚な姿勢が必要になります。
電話やメールでのやり取りでは、表情や声のトーンで誠意を伝えるのが難しい場合もあります。だからこそ言葉選びには特に気を配りたいものですね。
4. できるだけ早めに連絡する
診断書が出せないことがわかった時点で、できるだけ早く連絡しましょう。提出期限ギリギリになってから伝えると、相手も対応に困ってしまいます。
早めに相談すれば、代替案を考える時間も十分にあります。「実は診断書の取得が難しいのですが、他に何か提出できる書類はありますか」と余裕を持って聞けば、相手も柔軟に対応してくれる可能性が高くなります。
先延ばしにすればするほど、言い出しにくくなってしまうものです。気づいた時点で連絡する勇気を持つことが、スムーズな解決につながります。
診断書の代わりに使える書類
診断書が用意できなくても、代替となる書類で対応できる場合があります。提出先によって認められる書類は異なりますが、まずはどんな選択肢があるのかを知っておくことが大切です。
ここでは診断書の代わりとして使える可能性のある4種類の書類を紹介します。
1. 通院証明書
通院証明書は、特定の日に医療機関を受診したという事実を証明する書類です。診断書よりも簡易的な内容で、病名や詳しい症状は記載されないことが多いですが、「確かに病院に行った」という証拠にはなります。
発行費用も診断書より安く、1,000円前後で取得できる医療機関が多いのが特徴です。会社や学校によっては、短期間の欠勤や欠席であれば通院証明書で対応してくれることもあります。
ただし通院証明書では医師の医学的判断や療養期間といった情報は得られません。あくまで「受診した」という事実のみの証明なので、提出先が求める内容に合っているか確認が必要です。
2. 診療明細書や領収書
病院で診察を受けた際にもらう診療明細書や領収書も、受診の証明として使える場合があります。特に保険会社への請求では、入院日数が短い場合や請求内容によっては、これらの書類で対応できることが多いです。
診療明細書には受けた診療内容や検査項目、使用した薬などが記載されているため、ある程度の症状も推測できます。領収書には受診日と医療費が記載されているので、いつ病院に行ったかの証拠になります。
これらの書類は診察時に必ず発行されるものなので、別途費用がかからないのも大きなメリットです。捨てずに保管しておくことをおすすめします。
3. 処方せんや薬の説明書
薬局で薬をもらった時の処方せんや薬剤情報提供書も、体調不良を証明する材料になります。処方せんには医師が診断した病名や処方した薬の情報が記載されているため、ある程度の症状が推測できます。
市販薬を購入した場合でも、レシートや薬の外箱を保管しておくと役立つことがあります。「この日にこういう症状で薬を買った」という証拠になるからです。
ただし処方せんだけでは不十分と判断される場合もあるため、他の書類と組み合わせて提出するのが効果的でしょう。
4. 自己申告書や欠席届
診断書が用意できない場合、自己申告書や欠席届で対応してもらえることもあります。特に学校では保護者が記入する欠席届で済むケースも多いです。
会社でも短期間の欠勤であれば、自己申告書と簡単な説明で対応してくれる場合があります。就業規則を確認して、どの程度の欠勤から診断書が必要なのかを把握しておくと良いでしょう。
保険会社でも、入院日数が一定期間以内であれば、自己申告書と領収書のコピーで請求できる制度を設けているところがあります。まずは問い合わせてみることをおすすめします。
診断書を出せない時に避けるべきこと
診断書が用意できない焦りから、かえって状況を悪化させてしまう行動もあります。ここでは絶対に避けたい4つのNG行動を見ていきましょう。
一時的に乗り切れても、後で大きな問題になる可能性があるため、十分に注意が必要です。
1. 嘘の理由をでっち上げる
診断書が出せない理由を嘘でごまかそうとするのは、最も避けるべき行動です。例えば「医師から診断書は書けないと言われた」と嘘をついても、後で確認されれば一発でバレてしまいます。
特に診断書を自分で作成したり、偽造したりするのは犯罪行為です。私文書偽造罪や詐欺罪に問われる可能性があり、会社をクビになったり、刑事責任を問われたりする重大な事態になります。絶対にやってはいけません。
嘘は必ずどこかでほころびます。一時的に乗り切れたとしても、信頼を失うリスクの方がはるかに大きいのです。どんなに困っていても、正直に状況を説明する道を選びましょう。
2. 連絡を後回しにする
診断書が出せないことを言い出せず、連絡を先延ばしにしてしまうのもよくある失敗です。時間が経てば経つほど、言い出しにくくなってしまいます。
提出期限を過ぎてから「実は診断書が用意できません」と伝えても、相手は困ってしまいます。最悪の場合、欠勤や欠席が認められず、無断欠勤扱いになってしまう可能性もあるのです。
早めに相談すれば代替案も考えられますが、ギリギリになってからでは選択肢が限られてしまいます。気づいた時点で速やかに連絡することが、自分を守ることにもつながります。
3. 曖昧な説明で済ませる
「なんとなく体調が悪くて」「病院に行けなくて」という曖昧な説明では、相手も判断に困ってしまいます。具体性のない説明は、かえって不信感を持たれる原因になります。
なぜ診断書が出せないのか、どういう経緯があったのか、できるだけ詳しく説明することが大切です。曖昧にすることで「隠し事をしているのでは」と疑われてしまう可能性もあります。
聞かれたことには正直に答え、必要な情報はこちらから進んで伝える姿勢が信頼につながります。
4. 診断書が必要な理由を確認しない
そもそもなぜ診断書が必要なのか、本当に診断書でなければダメなのかを確認せずに悩んでいるケースもあります。実は代替書類で対応できる場合も多いのです。
会社の就業規則や学校の規定を確認すると、「○日以上の欠勤の場合は診断書が必要」という条件が書かれていることがあります。短期間であれば診断書不要という可能性もあるので、まずは確認してみましょう。
保険会社への請求でも、請求内容や金額によっては診断書が不要なケースがあります。思い込みで諦めず、まずは相談してみることをおすすめします。
シチュエーション別の対応方法
診断書が必要な場面は、状況によって対応方法が変わってきます。ここでは代表的な4つのシチュエーションごとに、どう対応すればよいかを見ていきましょう。
自分の状況に近いケースを参考にしてみてください。
1. 長期休暇や休職が必要な場合
1週間以上の長期休暇や休職を希望する場合は、診断書がほぼ必須になります。この場合は診断書の取得を避けて通ることは難しいでしょう。
費用面が問題であれば、会社に診断書費用の負担について相談してみる価値があります。会社によっては、業務上の理由による体調不良の場合、診断書費用を負担してくれる制度があることもあります。
また精神的な理由で休職する場合は、心療内科や精神科を受診する必要があります。初診から診断書を発行してもらえないこともあるので、数回通院した上で医師に相談するのが一般的です。長期的な視点で、きちんと治療を受けながら診断書の取得を目指しましょう。
2. 短期間の欠勤・欠席の場合
1日から2日程度の短期間の欠勤や欠席であれば、診断書なしで対応してもらえる可能性が高いです。多くの会社や学校では、短期間であれば自己申告や保護者からの連絡で済むことが多いからです。
就業規則や学校の規定を確認して、何日目から診断書が必要になるのかを把握しておきましょう。3日以上の場合に診断書が必要という規定が一般的ですが、組織によって異なります。
短期間の場合は、症状や経緯を詳しく説明することで理解してもらえることがほとんどです。「土曜日の夜から発熱があり、日曜日は自宅で安静にしていました。月曜日には回復したため出勤しました」という具体的な説明を心がけましょう。
3. 医師から診断書を断られた場合
実際に病院に行ったのに、医師から「診断書は書けません」と断られてしまうこともあります。この場合は、まず医師に診断書を断られた理由を確認しましょう。
症状が軽いことが理由であれば、通院証明書や診療明細書など、代替となる書類の発行が可能か相談してみてください。これらの書類であれば発行してもらえる可能性があります。
また診断書が書けない理由を説明する「診断書発行が困難である旨の証明書」のようなものを出してくれる医師もいます。こうした書類があれば、会社や学校に事情を説明する際の根拠になります。医師と相談しながら、どのような対応が可能か探ってみましょう。
4. 費用面で診断書が取得できない場合
診断書の発行費用が負担で取得できない場合は、まず正直にその旨を伝えることが大切です。経済的な事情は決して恥ずかしいことではありません。
会社に対しては、費用負担の可否を確認してみましょう。業務に関連する診断書であれば、会社が費用を負担してくれる場合もあります。就業規則や福利厚生制度を確認してみてください。
費用負担が難しい場合は、無料または低額で発行してもらえる代替書類を探しましょう。診療明細書や領収書は無料でもらえますし、通院証明書は診断書の半額程度で発行してもらえることが多いです。これらの書類で対応してもらえないか、提出先に相談してみることをおすすめします。
まとめ
診断書を出せない状況に陥ったとしても、適切な対応をすれば必ず解決策は見つかります。大切なのは正直に状況を説明し、早めに相談することです。
実は診断書以外の代替書類でも対応してもらえることは意外と多いものです。通院証明書や診療明細書、領収書など、手元にある書類を活用することも検討してみてください。焦って嘘をついたり、連絡を先延ばしにしたりするのは避けましょう。誠実な態度で向き合えば、周囲も理解してくれるはずです。
今後のためにも、体調を崩した時は早めに受診することや、受診した際の書類は大切に保管しておくことを心がけると安心ですね。
